Phân định trách nhiệm của thương nhân, tổ chức cung ứng dịch vụ logistics về cung cấp chứng từ hàng hóa trong quá trình giao nhận

Trong quá trình giao nhận hàng hóa, thương nhân hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ logistics có vai trò trung gian vận chuyển giữa người gửi và người nhận. Việc cung cấp chứng từ hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận quyền sở hữu, trách nhiệm và tình trạng hàng hóa. Dưới đây là phân định cụ thể:

1. Trách nhiệm của bên vận chuyển (thương nhân/tổ chức logistics)

Về chứng từ và thông tin hàng hóa:

Có quyền yêu cầu và kiểm tra chứng từ liên quan như vận đơn, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, CO/CQ (nếu có)… trước khi tiếp nhận hàng.
Chịu trách nhiệm lưu giữ và cung cấp các chứng từ vận chuyển (vận đơn, giấy xác nhận giao hàng, biên bản bàn giao…) cho bên thuê vận chuyển hoặc người nhận khi có yêu cầu chính đáng.
Từ chối vận chuyển nếu chứng từ không đầy đủ hoặc không khớp với loại hàng hóa thực tế, đặc biệt trong các trường hợp có rủi ro về pháp lý, an toàn hoặc hàng hóa cấm.

Về bảo đảm quy trình vận chuyển an toàn:

Chịu trách nhiệm đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng thời hạn và đến đúng địa điểm.
Phải giao tài sản cho người có quyền nhận – căn cứ vào vận đơn hoặc chứng từ giao nhận hợp lệ.

2. Trách nhiệm của bên thuê vận chuyển (người gửi hàng)

Về cung cấp chứng từ:

Chịu trách nhiệm cung cấp đầy đủ, chính xác các chứng từ liên quan đến hàng hóa, bao gồm: mô tả chi tiết hàng hóa, chứng nhận xuất xứ, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, hướng dẫn xử lý nếu hàng hóa có tính chất đặc biệt (dễ vỡ, nguy hiểm…).
Phải thông báo rõ bản chất, đặc tính nguy hiểm (nếu có) của hàng hóa, đồng thời cung cấp các tài liệu cần thiết để đảm bảo vận chuyển an toàn.

Về thanh toán và xác nhận:

Có nghĩa vụ thanh toán chi phí vận chuyển đúng hạn, đồng thời ký xác nhận vào các chứng từ vận chuyển nếu được yêu cầu (biên bản giao hàng, vận đơn…).
Trường hợp cần trông coi hàng hóa, phải thỏa thuận cụ thể và thực hiện đầy đủ trách nhiệm theo cam kết.

3. Trách nhiệm trong trường hợp xảy ra tranh chấp, mất mát, hư hỏng hàng hóa

Nếu xảy ra mất mát, hư hỏng, bên vận chuyển phải cung cấp đầy đủ chứng từ vận chuyển và biên bản liên quan để làm căn cứ xác định nguyên nhân và mức độ thiệt hại.
Bên thuê vận chuyển phải chứng minh được lỗi hoặc thiếu sót trong quá trình vận chuyển, thông qua video, hình ảnh, biên bản đồng kiểm, vận đơn...
Trường hợp bất khả kháng, bên vận chuyển không phải chịu trách nhiệm bồi thường, nhưng vẫn phải cung cấp chứng từ chứng minh sự kiện bất khả kháng (ví dụ: văn bản xác nhận từ cơ quan chức năng, thông báo thiên tai, tai nạn...).

✅ Kết luận

Cả hai bên – thương nhân cung cấp dịch vụ logistics và bên thuê vận chuyển – đều có trách nhiệm cung cấp, kiểm tra và lưu trữ chứng từ hàng hóa để đảm bảo minh bạch, an toàn và đúng pháp luật trong suốt quá trình giao nhận. Mọi tranh chấp hay khiếu nại chỉ được xử lý hiệu quả khi có đầy đủ chứng cứ bằng văn bản, hình ảnh hoặc video ghi nhận đúng thực tế.